Erst vor wenigen Tagen bin ich über die App Workspaces von Apptorium gestolpert. Keine fünf Minuten nach dem Download der Demoversion habe ich meine Kreditkarte gezückt und 10€ dafür in die Hand genommen.

Wozu benötigt man Workspaces?

Wann immer sich ein Arbeitsszenario ergibt, in dem ich die gleichen Anwendungen, Dateien oder Websites häufiger benötige, kommt Workspaces ins Spiel. Anstatt alle benötigten Komponenten einzeln zu starten bzw. aufzurufen, genügen zwei Klicks bzw. zwei Shortcuts am Keyboard und schon startet alles was ich für die Arbeit benötige im Stapel automatisiert in Sekundenschnelle.

Anwendungsszenario 1: Wochenplanung

Für meine wöchentliche Unterrichtsvorbereitung benötige ich in der Regel mehrere Dokumente und Anwendungen:

Ein über SharePoint mit meiner Kollegin geteiltes Word-Dokument mit unserer Lektionsplanung für die kommende Woche.
Bear für meine Tagesplanung
ForkLift (Finder-Ersatz) mit dem geöffneten Ordner „Unterrichtsmaterial“
Things um weitere To-Dos für die Woche im Überblick zu haben (Insbesondere für meine Ämter in der Schulbibliothek und in meiner Funktion als IT-Verantwortlicher an der Schule).
Apple Mail um Mails einzusehen, die die Wochenplanung betreffen.
Safari für etwaige Internetrecherchen für die einzelnen Lektionen
Spotify für die musikalische Berieselung

Anstatt all diese sieben Anwendungen und Dokumente jedesmal einzeln aufzurufen, habe ich mir dafür einen Workspace gebaut. In der App sieht das dann so aus:

Nach dem Starten des Workspace dauert es auf meinem Mac keine 4 Sekunden bis alle sieben Komponenten gestartet und einsatzbereit sind.

Das empfinde ich persönlich als sehr effizient. Zum Vergleich: Starte ich alles manuell, aber dennoch semi-automatisiert über Launchbar (nicht Launchpad!) und einen Bookmark für die Wochenplanung in den Favoriten von Safari, so benötige ich etwa 25 Sekunden.

Anwendungsszenario 2: Screendesign

Wenn ich am Gestalten bin, laufen bei mir mehrere Anwendungen und Tools parallel, zudem sind einige Ordner mit Ressourcen geöffnet:

Adobe Photoshop
Adobe Illustrator
Iconfactory xScope
Das Tool ColorSnapper 2
JPEG Mini Pro
Suitcase Fusion als geöffnetes Fenster
Verschiedene Ordner in Forklift, z.B. allgemeine Ressourcen (mit Vektor-Icons/verschiedenen Assets), der Projektordner.

Während der Konzeptions/Planungsphase eines Projekts kommen dann mitunter auch noch MindNode und/oder AxureRP hinzu. In Summe also ein ganzer Schwung an Anwendungen, die Dank Workspaces erneut im Handumdrehen geöffnet werden.

Übersicht der Anwendung Workspaces

Hinweis: Die hier gezeigten Bilder beziehen sich auf die Beta-Version von Workspaces 2, die sich neben Version 1.x auf der Herstellerseite beziehen lässt (Stand 5.2.2020).

Editor

Im Editor lassen sich neue Workspaces erstellen bzw. bestehende Workspaces anpassen. Die Handhabung ist intuitiv und bedarf keiner großen Erklärung: In der linken Spalte können neue Workspaces erstellt werden, in der mittleren Spalte werden die zu öffnenden Quellen für den diesen definiert.

Je nach Quelle stehen noch einfache erweiterte Optionen zur Verfügung, wie beispielsweise die Anwendung, mit der eine Datei geöffnet werden soll.

Anschnitt der Anwendungsliste, mit der eine Datei/Ordner geöffnet werden kann.

Suche

Sind die Workspaces im Editor definiert, benötigt man diesen nur noch für Neuerstellungen oder Anpassungen. Das Ausführen der verschiedenen Konfigurationen erfolgt über die Suche der Anwendung. Hierfür kann (ebenso wie für den Editor) ein Shortcut definiert werden. Ich habe es bei der Standardkonfiguration belassen: Ctrl + Option + Cmd + ↓. Da ich viel mit Shortcuts arbeite ist es nicht so einfach, neue Belegungen zu finden ohne ungewollt eine falsche App zu aktivieren. 🙂

Sobald die Suche geöffnet ist, kann ich mit den Cursor-Tasten durch die Einträge schalten (oder natürlich auch die Maus verwenden). Alternativ gebe ich ein paar Buchstaben des gewünschten Workspace aus um schneller zu ihm zu gelangen. Das ist dann sinnvoll, wenn man viele Einträge in der Liste hat. Persönlich bin ich aber noch nicht in die Verlegenheit gekommen.

Hilfreich ist hier auch die Sortierfunktion: Die Einträge lassen sich nach Namen, letzter Verwendung oder häufigster Verwendung sortieren. Ich empfinde die letzte Option derzeit als am sinnvollsten.

Einstellungen

In den Voreinstellungen der App lassen sich unter anderem die Tastaturbefehle für Suche und Editor festlegen. Schön wäre es, wenn man auch Befehle für das Starten/Bearbeiten von Workspaces im Editor definieren könnte. So würde ich einen Eintrag gerne mit einem einfachen Return starten können. Alternativ wäre auch eine Nummerierung der Einträge nett, so dass ich mit der passenden Zifferntaste den jeweiligen Eintrag starten könne.

Kosten und Download

Die Anwendung Workspaces kann derzeit für knapp 10€ bezogen werden. Entweder über die Seite des Herstellers Apptorium, oder auch über den Mac App Store. Die Beta-Variante für Version 2 gibt es nur direkt beim Hersteller. Während der Beta-Phase, die im Anfang 2020 beendet sein soll, kann sie zum halben Preis von (ebenfalls) knapp 10€ gekauft werden. Ich schließe daraus, dass die finale Version 2 dann um die 20€ kosten wird.

Alternativ ist Workspaces auch über Setapp verfügbar. Wer dort ein Abo abgeschlossen hat, der sollte auf jeden Fall einmal einen Blick auf die Anwendung werfen. Weitere Kosten entstehen in dem Fall ja nicht.

Fazit zu Workspaces

Wie bereits zu Beginn erwähnt: Mich hat die Anwendung auf Anhieb überzeugt. Als Anwender der häufig viele und meist die gleichen Anwendungs-Sets geöffnet hat, ist es eine spürbare Zeitersparnis. Auch wenn objektiv pro Durchgang vielleicht nur eine halbe Minute ist, es fühlt sich subjektiv nach mehr an. 🙂

Die Anwendung ist kompakt, aufs notwendigste beschränkt und damit ohne große Einstiegshürde schnell und unkompliziert in den gewohnten Workflow zu integrieren. Trotz Beta-Status habe ich bislang keinerlei Bugs feststellen können.