Things 3 – Hands On

Was lange währt

Gestern, den 18. Mai 2017 wurde die neue Version von Things, der schicken Aufgabenverwaltung für das Apple-Universum veröffentlicht. Nach 5 (!) Jahren Entwicklungszeit und einer Jahre währenden Vorankündigung auf der Herstellerseite gab es nicht wenige, die ernsthaft an einem weiteren Major-Release zweifelten und sich anderen Anbietern zuwandten, wie ToDoist, 2Do, Omnifocus und wie sie noch alle heißen. Denn diese versprachen schnellere und zeitgemässere Weiterentwicklung.

Cultured Code betrieb im Vorfeld eine konsequente Geheimhaltung. Wer nicht als Beta-Tester ausgewählt wurde bekam keinerlei Informationen über Funktionalität oder Design der Anwendung. Doch nun war es so weit. Vor gut einer Woche kam die offizielle Ankündigung und der Hype war entfacht – zumindest wenn man in Twitter den Hashtag #things3 bemühte.

Things 3 kann sowohl für macOS, iPad und iPhone gekauft werden. Leider wird keine Universal-App angeboten, so dass für beide iDevices separat gezahlt werden muss. Entwicklung kostet ohne Frage Zeit und Geld, dennoch hätte ich mir, alleine aus psychologischer Sicht, eine Ausführung für alle iDevices gewünscht – und sei es für 25€. In der ersten Woche gibt es auf alle drei Produkte einen Rabatt von 20%. Danach schlagen für die verschiedenen Versionen folgende Ausgaben zu Buche:

• macOS: 49,99€
• iPhone/Apple Watch: 9,99€
• iPad: 19,99€

Das Design

Ein großer Pluspunkt von Things gegenüber den Mitbewerbern war seit jeher die sehr ästhetische Oberfläche. Wenn ich mit einer Anwendung tagtäglich arbeite, dann darf sie auch ansprechend sein. Ich möchte sie gerne geöffnet haben. Dies ist, am Rande bemerkt, auch einer der Gründe, weshalb ich lieber am Mac arbeite. Die Software sieht in den meisten Fällen einfach schöner aus.

Grundsätzlich ist das Interface auch in der neuen Version sehr aufgeräumt und clean. Dem zuletzt noch dezent eingesetzten Skeuomorphismus aus Things 2 wurde komplett abgeschworen. Flat-Icons bestimmen nun das Ambiente. Der Stil ist einheitlich, stimmig, luftig und wirkt modern. Dies betrifft sowohl die Anwendung für macOS, als auch die iOS Derivate.

Unverständlich ist mir hingegen, warum die Seitenleiste der macOS-Version derart gequetscht daher kommt. Die Icons und Beschriftungen der verschiedenen Einträge wie Heute, Geplant, Papierkorb oder auch den Bereichen und Projekten hätten vertikal gut und gerne mehr Abstand voneinander vertragen. In der iPhone-Variante, wo Platz viel mehr ein relevantes Kriterium ist, geht es ja auch.

Funktionalität

Things versucht in Sachen Umfang keine Rekorde aufzustellen. Das ist nicht negativ gemeint. Nicht jeder benötigt einen Umfang wie ihn z.B. OmniFocus bietet. Je nach Einsatzzweck und Anforderung kann eine einfachere, auf Kernkompetenzen reduzierte Anwendung effektiver in der täglichen Nutzung sein. Das Wichtigste ist grundsätzlich, dass man die Anwendung auch nutzt. Habe ich das Gefühl, davon erschlagen zu werden und meide sie deswegen, dann habe ich damit nichts gewonnen.

Inhalte strukturieren

Things bietet verschiedene Möglichkeiten, die Aufgaben zu sortieren. Fix sind die Bereiche „Heute, Geplant, Jederzeit, Irgendwann“, so wie das Logbuch und der Papierkorb. Was sich dahinter verbirgt, dürfte selbsterklärend sein. Lediglich der Unterschied zwischen Jederzeit und irgendwann ist ein wenig irritierend. Das Konzept von Things sieht hier vor, dass „Jederzeit“ bedeutet, dass die Aufgaben keinen fixen Termin haben, jedoch in absehbarer Zeit zu bearbeiten sind. „Irgendwann“ hingegen ist der Sammelpool für Dinge, die eben irgendwann einmal gemacht werden müssen, aber ob das nun in einer Woche oder erst in einem Jahr ist – who cares. Betrachtet es als eine Ablage für ein unverbindliches toDo-Brainstorming.

Weiterhin lassen sich in der Seitenleiste Unterscheidungen zwischen Bereichen und Projekten machen. Bereiche strukturieren Projekte thematisch. So könnte ein Bereich z.B. Arbeit sein, darunter befinden sich dann einzelne Projekte wie: „Website A“, „Corporate Design B“, „Fotoshooting C“, etc. Innerhalb eines Projekts werden dann die einzelnen Aufgaben gelistet.  Anhand von Überschriften können diese Aufgaben optisch klarer gegliedert werden. Ein Websiteprojekt könnte z.B. grob aufgegliedert werden in „Konzept, Design, Umsetzung, Qualitätssicherung, Aufschaltung“.

Wem das noch nicht genügt, der hat zudem neu die Möglichkeit, eine Aufgabe mit Checklisten anzureichern. Diese sind als kleine Sub-Tasks zu verstehen, die jedoch keinerlei weitere Anpassung erlauben, wie separate Fälligkeitsdaten, Tags oder ähnliches. Diese Parameter werden 1:1 von der eigentlichen Hauptaufgabe bezogen. Das ist schade, denn das hätte die fehlende Verschachtelung von Projekten (siehe unten) weitestgehend kompensiert.

Zudem können Aufgaben beliebig getaggt werden. Somit lassen sich über die (hervorragende) Schnellsuche ebenfalls schnell relevante Aufgaben herausfiltern. Dies setzt natürlich eine konsequente und semantisch sinnvolle Nutzung von Tags voraus.

Des weiteren empfinde ich die Darstellung von Aufgaben innerhalb von Bereichen als eher mässig. Wenn ich einen Bereich anwähle, würde ich gerne in der Übersicht im Hauptbereich alle untergeordneten Projekte und Aufgaben sehen. Things zeigt allerdings nur die Aufgaben an, die direkt einem Bereich zugeordnet sind und die darin enthaltenen Projekte. Aufgaben innerhalb der Projekte sind jedoch nicht sichtbar. D.h. ich muss stattdessen in der Seitenspalte jedes einzelne Projekt anklicken, um die darin enthaltenen Tasks zu sehen. Eine klare Übersicht über die Gesamtheit des Bereichs ist hiermit nicht gegeben.

In einigen Fällen habe ich einen Bereich, der im Grunde keine eigenen Projekte benötigt, aber der dennoch von einer Unterteilung mittels Überschriften profitieren würde. Leider ist es nicht möglich, einem Bereich Überschriften zuzuweisen und diese dann gesammelt in einer Übersicht zu sehen. Somit dann der erzwungene Weg über die unübersichtlicheren Projekte. Auch hier hoffe ich auf Besserung.

Projekte lassen sich übrigens nicht verschachteln. Die komplexeste hierarchische Strukturierung, die in Things 3 möglich ist, sieht aus wie folgt: Bereich > Projekt > Überschrift > Aufgabe > Checkliste.

Zeitliche Organisation

Neben der rein hierarchischen Strukturierung ist es natürlich auch eminent, flexibel und schnell die Fälligkeitsdaten für die einzelnen Projekte und Aufgaben eintragen und einsehen zu können. Hierzu gibt es für die Aufgaben einen schlanken und schellen Datepicker, der auch die Eingabe von Text in Form von „Heute“, „Morgen“, etc. erlaubt. Die Daten werden klar sichtbar links neben des jeweiligen Tasks angezeigt. Möchte man nicht nur passiv das jeweilige Fälligkeitsdatum sehen, sondern auch noch aktiv von Things an eine anstehende Aufgabe erinnert zu werden, lässt sich dieser eine zeitliche Erinnerung ergänzen (Betonung auf eine Einzelne).

Um einer Aufgabe einen besonders nachdrücklichen (und womöglich unverschiebbaren) Endtermin zuzuteilen, kann schließlich noch eine Deadline angegeben werden.

Anstatt eines Datums stehen auch zwei prominente Schaltflächen für „Heute“ und „Heute Abend“ zur Verfügung. Diese Differenzierung soll der Verwaltung von privaten (Abend) und geschäftlichen Aufgaben dienen.

Auch ganzen Projekten lässt sich ein Fälligkeitsdatum zuordnen. Hierbei ist mir jedoch ein seltsames Verhalten aufgefallen: Sobald ich einem Projekt ein Fälligkeitsdatum zuweise, verschwindet es aus der Seitenleiste und wird weiterhin nur noch im rechten Hauptfenster angezeigt, wenn ich den Bereich auswähle, in dem es abgelegt wurde, bzw. alternativ unter dem Listenpunkt „Geplant“. Der Sinn hiervon erschliesst sich mir noch nicht ganz.

Ebenfalls wenig schlüssig ist für mich die Handhabung von wiederkehrenden Aufgaben. Ich würde erwarten, direkt beim Datepicker die Option zu haben, ein entsprechendes Intervall anzugeben. Stattdessen geschieht dies über einen eigenständigen Menüpunkt „Neue wiederkehrende Aufgabe“.

Weiterhin ist es nicht möglich, wiederkehrende Aufgaben einem bestimmten Projekt zuzuordnen. Stattdessen werden sie von Things einfach chronologisch in die Zeitleiste eingefügt. Die einzige Möglichkeit, sie thematisch zu organisieren, ist aktuell der Weg über Tags. Hier hoffe ich unbedingt auf Nachbesserung. Diese erzwungene Herausnahme aus zugehörigen Projekten ist fernab von Praxistauglichkeit.

Besonders positiv möchte ich hingegen die Kalenderansicht betonen. Nachdem in den Voreinstellungen der Zugriff auf den Systemkalender gewährt wurde, erhält man in der „Geplant-Ansicht“ eine sehr schöne Listenansicht der kommenden Tage inkl. ansehender Ereignisse und Aufgaben. Diese Kombination erlaubt einen sehr guten Überblick. Dies lässt sich mit der Option vergleichen, die einige aktuelle Kalender wie Fantastical oder Calendars5 erlauben, nur eben dass es innerhalb der ToDo-Anwendung geschieht.

Anhänge und Siri

In diversen Foren liest man Aufschreie der Empörung, dass Things 3 keine Anhänge unterstützen würde. Dem ist leider nicht zu widersprechen. Als Alternative bietet Things 3 dem Benutzer an, auf Dateien zu referenzieren. Hierzu genügt es, die Datei per Drag & Drop auf die Aufgabe zu ziehen. Zudem gibt es einen Kurzbefehl für die Schnelleingabe mit Auto-Ausfüllen. (Voreinstellungen: Schnelleingabe). Damit reicht es aus, eine Datei auf der Festplatte auszuwählen und den Shortcut zu drücken. Schon erstellt Things eine neue Aufgabe mit referenzierter Datei, deren Parameter (Projekt, etc.) man noch frei wählen kann. Achtung: Wenn die Datei auf der Festplatte bewegt wird, so kann auch Things nicht mehr darauf zurückgreife! Schade, dass die Anhänge bei einem Sync auf die mobilen Geräte nicht mit übertragen werden (es handelt sich ja schlichtweg nicht um wirkliche Anhänge, sondern nur um Links auf der Festplatte). Lediglich eine Textreferenz ist dann dort zu sehen.

Zudem gibt es Probleme mit der Darstellung von Inhalten über die Schnelleingabe. Ein von mir testweise eingebundenes JPEG lies sich nur anzeigen, wenn die Drag & Drop-Variante gewählt wurde.  Davon abgesehen wäre es schön, nicht nur einen Textlink zur Datei zu sehen, sondern eine kleine Miniatur als Vorschau. Das alles schränkt den Nutzen der „Anhänge“ deutlich ein.

Eine weitere Form der Eingabe von Tasks erfolgt über Siri und Apples Erinnerungs-App. Things 3 kann automatisch die Einträge einer bestimmten Erinnerungsliste in den Eingang importieren. Somit lässt sich auch unterwegs und handfrei der Aufgabenwahn bewerkstelligen. 🙂

Fazit

Was ich hier beschrieben habe sind Ersteindrücke zu Things 3, die zudem nicht jedes Detail beleuchten. Ich möchte keine abschließende Wertung vornehmen, dazu fehlt einfach der alltägliche Umgang im Praxisalltag. Insgesamt bin ich vom neuen Things bislang funktional jedoch eher enttäuscht und kann in die allgemeinen Lobeshymnen (noch) nicht einstimmen. Ich mag den aufgeräumten und reduzierten Ansatz. Neue Aufgaben lassen sich schnell eintragen und optisch ist es weitestgehend ebenfalls gelungen. Dennoch fehlt mir die Flexibilität, meine Aufgaben so zu strukturieren und übersichtlich zu halten, dass es meiner Art der Organisation entsprechen würde. Zudem sind viele Dinge unnötig verkompliziert, wie beispielsweise die ausgelagerten wiederkehrenden Ereignisse zeigen. Hinzu kommt das fehlen einiger Features, die heute zum Standard gehören sollten. Eines davon wären ortsabhängige Erinnerungen, die mir in ToDoist bereits häufig einen wertvollen Dienst erwiesen haben. Nicht zuletzt hatte ich innerhalb von ca. 4h intensiver Auseinandersetzung mit Things 3 nicht weniger als 7 Abstürze der Anwendung. Das ist definitiv zu viel.

Unterm Strich lasse ich Things erst einmal parallel laufen und sehe zu, in welcher Form Cultured Code hier zeitnah Fehler ausmerzt und neue Features implementiert. Eine neue Anwendung kann nie alles perfekt machen, ich bin gespannt, was die Zukunft bringt. ToDoist bleibt derweil die Anwendung meiner Wahl.

Alle Interessierten finden auf der Herstellerseite jedoch eine 14-tägige, kostenlose Demoversion. Das bei Start angebotene Beispielprojekt dient als Schnelleinstieg in die Funktionsweise der Anwendung. Ich kann die dafür notwendigen 15 Minuten empfehlen, da sie einen guten Überblick verschaffen.

Was mir gefällt

• Schickes User Interface
• Einfache und intuitive Bedienung
• Gute chronologische Übersicht von Aufgaben und Terminen
• Effiziente und Potente Schnellsuche
• Schnelle und zuverlässige Synchronisation zwischen verschiedenen Geräten
• Vielfältige Import-Möglichkeiten bestehender Datenbestände aus anderen ToDo-Anwendungen

Was ich mir wünsche

• Ortsabhängige Erinnerungen
• Überschriften in Bereichen
• Verschachtelte Projekte (alternativ Checklisten mit individuellen Parametern für Fälligkeitsdaten und tags)
• Ausgewählter Bereich zeigt alle Aufgaben darin (auch die, in Projekten)
• Projektbezogene wiederkehrende Erinnerungen
• Normale Tasks lassen sich direkt (und auch nachträglich) als wiederkehrend definieren. (Keine Unterscheidung zwischen zwei Task-Typen)
• Projektnamen in Seitenspalte zeigen Anzahl offener Tasks
• Projekte mit Datum bleiben weiterhin in Seitenspalte sichtbar
• Richtige Anhänge
• Weniger Abstürze
• (evtl. kollaboratives Arbeiten)

Bildergalerie Things 3 (macOS, iPad und iPhone)

Was dich zu diesem Thema interessieren könnte:

• Cultured Code: Herstellerseite mit weiteren Informationen und Links zu den Kaufoptionen.